采购合同整理分类：①按照采购物资的性质，对签订的合同进行分类整理，分区存放；②建立合同履行监督卡监督卡；③建立付款台帐付款台帐；④合同履行期限管理；⑤建立合同变更登记薄；⑥用新的合同编号，如果合同进行变更或者补充则合同编号相应的增加“补”字；⑦供货商合同，必须留存其提供物品的报价单，必要时还要附上与其他供货商提供的同等物品的价格对比单；⑧所签订的合同必须留存对方材料；⑨招投标的合同单独保存。

在签订采购合同时应注意以下几点：

1、审查采、供货双方的基本情况。在采购谈判正式开始之前，要审查对方的营业执照，了解其经营范围，以及对方的资金、信用，经营情况，其项目是否合法等。如果有担保人，也要调查担保人的真实身份。若出面签约的是某业务人员时要注意查看对方提交的法人开具的正式书面授权委托证明，以确保合同的合法性和有效性。特别应注意在涉外商贸谈判中，要注意把子公司和母公司分开，若与子公司谈判，不仅要看母公司的资信情况，更要调查子公司的资信情况。因为母公司对子公司不负连带责任。

2、严格审核采购合同主要条文。当谈判双方就交易的主要条款达成一致以后，就进入合同签约阶段。谈判所涉及的数量、质量、货款支付以及履行期限、地点、方式等，都必须严密、清楚，否则会造成不可估量的经济损失。特别应注意：

（1）签订的合同对商品的标准必须明确规定。签订合同时，双方对买卖商品的名称必须准确而规范。对所购产品的质量标准应当在合同中明确约定，以免所交货物因质量不符合所想要采购的标准而引起纠纷。

（2）交货地点应明确。签订合同时，要写明交货地点，保证货物能够及时签收，避免丢失货物，尤其是在跨国采购时应注意。

（3）接受货物时间应明确。为了避免所采购的产品因过期等原因失去原有的使用价值，在采购合同中应明确约定货物到交货地点后采购人的收货时间。

（4）合同必须明确双方应承担的义务和违约的责任。